Kyllä, huonosti ajoitettu toimistosiivous voi häiritä asiakaspalvelua merkittävästi. Imurin ääni kesken asiakaspuhelun, siivousvälineiden liikuttelu neuvotteluhuoneessa tai siivoojan kulku asiakastilojen läpi väärään aikaan ovat konkreettisia tilanteita, joissa siivous ja asiakaspalvelu törmäävät toisiinsa. Oikea siivousajankohta ratkaisee tämän ongelman lähes kokonaan.
Milloin toimiston siivous aiheuttaa eniten häiriötä?
Toimistosiivous aiheuttaa eniten häiriötä silloin, kun se osuu päällekkäin asiakastapaamisten, puheluiden tai videoneuvotteluiden kanssa. Erityisesti meluisat työvaiheet, kuten imurointi, ovat ongelmallisia: ääni kantautuu helposti avoimissa tiloissa ja häiritsee sekä henkilöstöä että paikalla olevia asiakkaita.
Puhtausala ry:n julkaisu toteaa suoraan, että yhteisessä työtilassa ei voi imuroida silloin, kun siivoojaa huvittaa. Imurointi vaatii tarkkaa aikataulutusta, ja tämä kirjataan jo palvelun kilpailutusvaiheessa palvelukuvaukseen.
Häiriö ei rajoitu pelkkään meluun. Työterveyslaitoksen tutkimusten mukaan melu sitoo osan työmuistin rajallisesta kapasiteetista, mikä heikentää kykyä käsitellä tärkeää tietoa juuri sillä hetkellä. Virheiden määrä lisääntyy ja työ hidastuu. Asiakaspalvelutilanteessa tämä tarkoittaa, että työntekijä ei pysty kuuntelemaan asiakasta täysipainoisesti, jos ympärillä on häiriöääniä. Avoimissa toimistotiloissa ongelma korostuu entisestään, koska ääni leviää esteettömästi.
Miten siivouksen ajoitus vaikuttaa asiakaskokemukseen?
Siivouksen ajoitus vaikuttaa asiakaskokemukseen kahdella tavalla: suoraan ja epäsuorasti. Suora vaikutus syntyy, kun asiakas on fyysisesti paikalla siivouksen aikana. Epäsuora vaikutus syntyy, kun siivous häiritsee asiakasta palvelevaa henkilöstöä ja heikentää palvelun laatua.
Kun asiakas saapuu toimistoon ja kohtaa käynnissä olevan siivouksen, ensivaikutelma yrityksestä kärsii. Siivousvälineet käytävillä, siivouskärryt odotusaulassa tai märät lattiat asiakastiloissa luovat epäsiistin vaikutelman juuri silloin, kun ammattimainen ilme on tärkeintä. Työterveyslaitoksen tutkimus osoittaa, että kokemus hyvästä työrauhasta syntyy siitä, että ympäristön ärsykkeiden määrä on yksilölle sopiva. Asiakaspalvelutyössä tämä korostuu erityisesti puheluiden ja tapaamisten aikana.
Epäsuora vaikutus on usein aliarvostettu. Jos toimiston henkilöstö joutuu työskentelemään siivouksen aiheuttaman melun ja liikkeen keskellä, heidän keskittymisensä herpaantuu. Asiakaspalvelun laatu laskee, vaikka asiakas ei itse näkisi siivousta lainkaan. Oikein ajoitettu ylläpitosiivous poistaa tämän ristiriidan kokonaan.
Milloin toimisto kannattaa siivota asiakaspalvelun kannalta?
Toimisto kannattaa siivota silloin, kun tilat ovat mahdollisimman tyhjillään ja asiakaspalvelutilanteet eivät ole käynnissä. Käytännössä tämä tarkoittaa useimmiten varhain aamulla ennen toimiston avautumista, illalla toimiston sulkemisen jälkeen tai taukojen aikana, kun neuvotteluhuoneet ja asiakastilat ovat vapaana.
Meluisimmat työvaiheet, kuten imurointi, kannattaa aina ajoittaa palavereiden ja asiakastapaamisten ulkopuolelle. Puhtausala ry:n Finnclean-esityksessä korostetaan, että tilojen käyttöaste on keskeinen ohjaustieto: siivous kohdennetaan tiloihin, joita on käytetty, ja ajoitetaan hetkiin, jolloin tila on tyhjä. Tämä edellyttää seurantaa, selkeää tiedottamista ja toimivaa kommunikaatiota tilaajan ja siivousyrityksen välillä.
Kokoushuoneet ovat erityistapaus. Ne täyttyvät ja tyhjenevät nopeasti, ja niiden siivoustarve vaihtelee päivän mittaan. Puhtausala ry suosittelee, että vuosikelloon tai siivoussuunnitelmaan sisällytetään kokoushuoneiden tarkistussiivous erillisenä toimenpiteenä, joka voidaan toteuttaa joustavasti tilanteiden mukaan. Myös perussiivous on syytä ajoittaa viikonloppuun tai pidemmälle tauolle, jolloin tiloissa ei ole lainkaan liikennettä.
Miten ammattisiivousyritys räätälöi aikataulun toimiston tarpeisiin?
Ammattisiivousyritys räätälöi toimiston siivousaikataulun kartoittamalla ensin tilojen käyttötarkoituksen, asiakasvirrat ja kriittiset ajankohdat. Tämä tieto kirjataan tarjouspyyntöön ja sopimukseen, jolloin siivoussuunnitelma on rakennettu alusta alkaen toimiston todellisten tarpeiden eikä yleisten oletusten pohjalta.
Puhtausala ry:n ohjeistuksen mukaan hyvä tarjouspyyntö sisältää kuvauksen siivottavista tiloista, niiden puhtaustasovaatimuksista ja siivoukseen vaikuttavista tekijöistä. Kun tilaaja kertoo avoimesti, mihin aikaan asiakkaita käy, milloin neuvotteluhuoneet ovat varattuja ja mitkä tilat ovat hiljaisempia, siivousyritys voi rakentaa aikataulun, joka palvelee molempia osapuolia.
Käytännön räätälöinti tarkoittaa esimerkiksi sitä, että meluisat työvaiheet sijoitetaan aamuun ennen toimiston avautumista, asiakastilojen pikasiivoukset tehdään taukojen aikana ja syvempi perussiivous ajoitetaan viikonlopulle tai hiljaisemmalle kaudelle. Puhtaan pöydän periaate helpottaa tätä työtä: kun työpisteet jäävät tyhjiksi, siivous sujuu nopeammin eikä siivoojan tarvitse siirrellä tavaroita.
Kiiltosiivous on palvellut yritysasiakkaita vuodesta 2010 lähtien ja rakentaa jokaisen Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla toteutettavan toimistosiivouksen kirjallisen tarjouspyynnön ja selkeän sopimuksen pohjalle. Sovituista aikatauluista pidetään aina kiinni, mikä on asiakaspalvelun kannalta juuri se tekijä, joka ratkaisee. Ota yhteyttä ja kerro toimistosi tarpeet, niin rakennetaan siivousaikataulu, joka tukee liiketoimintaasi häiritsemättä sitä.
Recent Comments