Siivoustarjouksia kannattaa vertailla ennen kaikkea sisällön, ei hinnan perusteella. Vertailukelpoinen siivoustarjous kertoo selkeästi, mitä palveluita hinta sisältää, millä aikataululla työ tehdään ja miten laatu varmistetaan. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, jotka auttavat tekemään parhaan päätöksen yrityksesi siivouspalvelun kilpailutuksessa.
Mitä siivoustarjouksen tulisi sisältää?
Hyvä siivoustarjous sisältää vähintään neljä asiaa: yksityiskohtaisen palvelukuvauksen, selkeän hinnoittelun, aikataulun ja tiedot laadunvarmistuksesta. Pelkkä tuntihinta ilman palvelun sisällön erittelyä ei riitä vertailun pohjaksi, sillä se jättää liikaa tilaa väärinkäsityksille.
Palvelukuvauksen tulee kertoa, mitä tiloja siivotaan, kuinka usein ja millä menetelmillä. toimistosiivouksen tarjouspyyntöohjeistuksen mukaan tarjouksesta pitää käydä ilmi, sisältyvätkö esimerkiksi WC-tilat, keittiöt ja kokoustilat peruspalveluun vai laskutetaanko ne erikseen. Tämä yksityiskohta vaikuttaa kokonaiskustannuksiin enemmän kuin moni arvaisi.
Hinnoittelussa on tärkeää erotella peruspalvelun kustannukset ja mahdolliset lisäpalvelut, kuten ikkunanpesu tai erikoissiivous. Lisäksi tarjouksessa tulee näkyä laskutusväli, maksuehdot ja sopimuksen irtisanomisehdot. Luotettava siivousyritys erittelee myös vastuuvakuutuksensa kattavuuden, sillä se kertoo paljon yrityksen ammattimaisuudesta.
Miten siivouspalvelun hintaa kannattaa verrata tarjouksissa?
Siivouspalvelun hintoja kannattaa verrata ainoastaan silloin, kun tarjousten sisältö on vakioitu samaksi. Pyydä kaikilta tarjoajilta hinta samalla palvelukuvauksella: samat tilat, sama siivoustiheys, samat tehtävät. Vasta silloin hintavertailu kertoo jotain todellista.
Yrityksille siivouspalvelun hinta ilmoitetaan yleensä arvonlisäverottomana, koska ALV on arvonlisäverovelvolliselle yritykselle vähennyskelpoinen ja siten vain läpikulkuerä. Tämä kannattaa huomioida, kun vertaat tarjouksia, joissa osa on ilmoitettu ALV:llisina ja osa ALV:ttomina.
Hinta on tärkeä kriteeri, mutta alan kokemus osoittaa, että sen painoarvo päätöksenteossa kannattaa pitää enintään puolessa kokonaispisteytyksestä. Loppuosa kannattaa antaa laadulle: palvelukuvauksen kattavuudelle, työnjohdolle, laadunvalvontakäytännöille ja nimetylle yhteyshenkilölle. Kiinteä kuukausihinta toimii parhaiten silloin, kun palvelun sisältö ja rytmi ovat vakioituja. Tuntihinta sopii tilanteisiin, joissa laajuus vaihtelee tai tarvitaan joustavuutta.
Mitä eroa on ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen tarjouksilla?
Ylläpitosiivouksen tarjous kattaa säännöllisen, toistuvasti tehtävän puhtaanapitosiivouksen, kun taas perussiivouksen tarjous kuvaa harvemmin toteutettavan, perusteellisen puhdistuksen, joka ulottuu syvemmälle kuin päivittäinen ylläpito. Nämä ovat eri palveluita, ja niiden hinnoittelu poikkeaa toisistaan merkittävästi.
Ylläpitosiivous tehdään sovitulla aikataululla, päivittäin tai viikoittain, ja sen tavoitteena on pitää tila tasaisesti siistinä. Perussiivous taas on kerran tai pari vuodessa toteutettava toimenpide, joka palauttaa pintojen alkuperäisen puhtaustason. Siihen kuuluvat esimerkiksi lattioiden peruspesu ja suojaus, seinä- ja kattopintojen pyyhintä, ikkunoiden pesu ja vaikeapääsyisten kohteiden käsittely.
Tarjouksessa on olennaista, että nämä kaksi palvelua on eritelty selkeästi. ylläpito- ja perussiivouksen eroa käsittelevän ohjeistuksen mukaan perussiivous voi olla jopa kaksi tai kolme kertaa työläämpi kuin normaali ylläpitosiivous samassa tilassa, mikä selittää hintaeron. Jos tarjouksessa ei eritellä, mitkä tehtävät kuuluvat ylläpitosiivoukseen ja mitkä ovat erillisesti hinnoiteltavia perussiivouksen töitä, kannattaa pyytää tarkennusta ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Älykkäin ratkaisu ei ole valita jommankumman välillä, vaan yhdistää ne suunnitelmallisesti. Hyvin toteutettu ylläpitosiivous vähentää kalliiden perussiivousten tarvetta pitkällä aikavälillä.
Miten siivousyrityksen luotettavuus näkyy tarjouksessa?
Luotettavan siivousyrityksen tarjous on yksityiskohtainen, läpinäkyvä ja sisältää tiedot yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä. Epämääräinen tarjous, josta puuttuu palvelukuvaus tai vastuuvakuutuksen maininta, on varoitusmerkki.
Tilaajavastuulaki velvoittaa yrityksiä varmistamaan, että siivouspalvelun toimittaja täyttää rekisteröitymis- ja työnantajavelvoitteensa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ennen sopimuksen solmimista kannattaa tarkistaa, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tiedot voi helposti tarkistaa yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä yrityksen nimellä tai Y-tunnuksella.
Muita luotettavuuden merkkejä ovat nimetty yhteyshenkilö, dokumentoitu laadunvalvontajärjestelmä ja referenssit vastaavanlaisilta asiakkailta. Ammattimainen siivousyritys tulee myös paikan päälle arvioimaan tilat ennen tarjouksen tekemistä, sillä se on ainoa tapa tehdä realistinen ja pitävä hinta-arvio. Pelkän neliömäärän perusteella laadittu tarjous ei kerro palvelun todellisesta sisällöstä juuri mitään.
Mitkä asiat voivat nostaa siivouspalvelun hintaa jälkikäteen?
Siivouspalvelun hinta voi nousta jälkikäteen, jos tarjous on tehty puutteellisten tietojen perusteella, sopimukseen ei ole kirjattu lisätöiden hinnoittelua tai sopimuksessa on indeksikorotusehto. Näistä tekijöistä kannattaa sopia kirjallisesti ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Yleisimpiä yllättäviä lisäkustannuksia ovat palvelut, jotka eivät sisälly peruspalveluun: ikkunanpesu, lattioiden peruspesu, tekstiilipintojen puhdistus tai saunan siivous. Jos tarjouksessa ei ole eritelty, mitä lisätöitä voidaan tehdä ilman erillistä hyväksyntää, on riski, että lasku ylittää odotetun.
Pitkäaikaisissa sopimuksissa hinnankorotukset ovat tavallisia ja usein perusteltuja. Palkkakustannusten nousu ja materiaalien kallistuminen ovat hyväksyttäviä perusteita. Hyvässä sopimuksessa on selkeä mekanismi korotuksille: toimittaja ilmoittaa korotuksesta ennalta, ja asiakas voi halutessaan irtisanoa sopimuksen ennen korotuksen voimaantuloa. Jos korotuksille ei löydy selkeitä perusteita, se on merkki siitä, että kilpailutus voi olla paikallaan.
Milloin yrityksen kannattaa kilpailuttaa siivouspalvelu uudelleen?
Siivouspalvelu kannattaa kilpailuttaa uudelleen silloin, kun laatu on heikentynyt toistuvasti, kustannukset ovat nousseet ilman selkeää syytä tai yrityksen tilat ja tarpeet ovat muuttuneet. Kilpailutus ei tarkoita automaattisesti palveluntarjoajan vaihtoa, vaan ennen kaikkea varmistusta siitä, että nykyinen sopimus on edelleen markkinaehtoinen.
Käytännön merkkejä siitä, että kilpailutus on ajankohtainen, ovat toistuvat puutteet laadussa, reklamaatiot, jotka eivät johda toimenpiteisiin, usein vaihtuva siivoushenkilöstö tai se, ettei nykyinen siivousohjelma vastaa enää muuttuneita tiloja. Pitkään saman toimittajan kanssa jatkanut yritys voi myös yksinkertaisesti menettää käsityksen siitä, miten nykyinen sopimus vertautuu markkinaan.
siivouspalvelun kilpailuttamisen ajankohtaisuudesta kirjoitetun ohjeistuksen mukaan kilpailutus kannattaa aloittaa vähintään kolme tai neljä kuukautta ennen nykyisen sopimuksen päättymistä. Optimaalinen ajankohta on alkusyksy tai alkuvuosi, jolloin uusi sopimus voidaan solmia luontevasti vuodenvaihteeseen tai kevääseen mennessä.
Kiiltosiivous rakentaa jokaisen yrityssiivoussopimuksen kirjallisen tarjouspyynnön ja selkeiden sopimusehtojen pohjalle. Jos haluat varmistaa, että saat vertailukelpoisen ja kattavan siivoustarjouksen juuri teidän toimitilanne tarpeisiin, ota yhteyttä ja pyydä räätälöity tarjous.
Recent Comments