Toimistosiivoussopimuksen pitäisi sisältää vähintään palvelun laajuuden ja siivottavat tilat, siivoustaajuuden, hinnoittelun ja laskutusperusteet, yhteyshenkilöt molemmilta osapuolilta, reklamaatioprosessin sekä sopimuksen keston ja irtisanomisehdot. Mitä yksityiskohtaisempi sopimus on, sitä vähemmän syntyy epäselvyyksiä arjen yhteistyössä. Alla käymme läpi nämä osa-alueet kysymys kerrallaan, jotta tiedät tarkalleen, mitä hyvä toimistosiivoussopimus pitää sisällään.
Mitä velvoitteita toimistosiivoussopimus luo palveluntarjoajalle?
Toimistosiivoussopimus velvoittaa palveluntarjoajan toimittamaan tilatut palvelut sovitussa laajuudessa ja aikataulussa sekä vastaamaan työn laadusta ja luotettavuudesta. Lisäksi palveluntarjoajan on nimettävä asiakaskohtainen yhteyshenkilö, joka ottaa vastaan palautteet ja reklamaatiot ja jolla on valtuudet sopia muutoksista sopimuksen toteutukseen.
Salassapito on yksi keskeisimmistä velvoitteista. Toimitiloissa työskentelevällä siivoojalla on pääsy asiakkaan arkaluonteisiin tiloihin ja tietoihin, joten vaitiolovelvollisuudesta on aina sovittava kirjallisesti. Velvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
Vastuuvakuutus on toinen palveluntarjoajaa koskeva perusvelvoite. Palveluntarjoaja vastaa suoranaisista vahingoista, jotka sen työntekijä on tahallaan tai tuottamuksellisesti aiheuttanut. Sopimuksen ylittäviä tehtäviä palveluntarjoajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta suorittaa: kaikki lisäpalvelut on tilattava erikseen.
Tilaajan kannattaa myös huomioida tilaajavastuulaki, joka velvoittaa hankkimaan siivouspalvelun tarjoajalta selvitykset muun muassa ennakkoperintärekisteristä, verovelasta ja eläkevakuutuksista ennen sopimuksen solmimista, kun sopimuksen arvo ylittää laissa säädetyn kynnysarvon.
Mitkä tiedot sopimukseen on kirjattava?
Hyvä siivouspalvelusopimus kirjaa selkeästi palvelun laajuuden, siivottavat tilat, siivoustiheyden, ylläpito- ja perussiivouksen sisällön, erityistoimenpiteet, hinnoittelun ja laskutusperusteet, yhteyshenkilöt, reklamaatioprosessin sekä sopimuksen keston ja irtisanomisehdot. Mitä tarkemmin nämä on kuvattu, sitä vähemmän jää tulkinnanvaraa.
Hinnoittelun osalta sopimuksessa on kirjattava palvelumaksu ja sen sisältö. Mahdollisista hinnanmuutoksista on ilmoitettava hyvissä ajoin ennen uuden hinnan voimaantuloa, jotta kumpikaan osapuoli ei joudu yllättäviin kustannuksiin.
Puhdistusaineet ja välineet on myös syytä mainita: työ tehdään lähtökohtaisesti palveluntarjoajan omilla aineilla ja välineillä, ellei toisin ole kirjallisesti sovittu. Jos asiakas toimittaa osan tarvikkeista tai ne laskutetaan erikseen, tämä on yksilöitävä sopimuksessa.
Tietosuoja on noussut keskeiseksi sopimusehdoksi. Jos siivoojilla on pääsy henkilötietoja sisältäviin tiloihin tai järjestelmiin, sopimukseen voi olla tarpeen liittää erillinen tietojenkäsittelysopimus GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Puhtausala ry suosittelee myös force majeure -lausekkeen sisällyttämistä sopimukseen, jotta ylivoimaisen esteen tilanteet on etukäteen selkeästi määritelty.
Miten siivoustaajuus ja -laajuus kannattaa määritellä sopimuksessa?
Siivoustaajuus ja -laajuus kannattaa määritellä tilatyypeittäin, koska toimiston eri osat kuluvat eri tahdissa. Vastaanotot, WC-tilat ja keittiöt vaativat tiheämpää siivousta kuin varastot tai harvoin käytetyt neuvotteluhuoneet. Henkilöstön ja kävijöiden määrä vaikuttaa suoraan siivouksen tarpeeseen.
Sopimuksessa on hyvä erottaa toisistaan peruskäynti ja lisätyöt. Peruskäyntiin kuuluvat tehtävät tehdään joka siivouskerralla, kun taas lisätöihin lasketaan harvemmin toistuvat toimenpiteet, kuten ikkunanpesut, lattioiden vahaukset ja lattiakaivojen syväpuhdistus. Nämä tilataan erikseen tai sovitaan omalle aikataululleen.
Ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen suhde on tärkeä kirjata selkeästi. Ylläpitosiivous pitää yllä sovittua puhtaustasoa säännöllisillä käynneillä, mutta se ei korvaa perussiivousta, jota tarvitaan silloin, kun ylläpitosiivouksella ei enää saavuteta haluttua puhtaustasoa. Tilojen puhtauden ylläpito edellyttää käytännössä molempia.
Sopimukseen kannattaa pyytää vuosikello tai suunnitelma koko sopimuskaudeksi. Siinä näkyvät ylläpitosiivouksen jaksottaiset työt sekä perussiivouskerrat aikatauluineen. Laadunarvioinnin menetelmä, tarkistettavien tilojen osuus ja hyväksymisprosentti on myös hyvä kirjata, jotta laadunvalvonnalle on selkeä viitekehys.
Milloin toimistosiivoussopimus kannattaa kilpailuttaa uudelleen?
Toimistosiivoussopimus kannattaa kilpailuttaa uudelleen, kun laatu on toistuvasti heikentynyt, viestintä palveluntarjoajan kanssa tökkii tai sopimus ei enää vastaa yrityksen muuttuneita tilantarpeita tai kustannustasoa. Myös sopimuskauden luonnollinen päättyminen on oikea hetki arvioida tilanne.
Kilpailutus kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen nykyisen sopimuksen päättymistä, jotta tarjouspyynnön laadinnasta lopulliseen päätöksentekoon jää riittävästi aikaa. Kiireessä tehty kilpailutus johtaa helposti huonompiin sopimuksiin ja hankaliin siirtymävaiheisiin.
Sopimuskauden pituudessa alan yleinen suositus on kolmesta neljään vuotta. Lyhyet sopimuskaudet eivät ole suositeltavia, koska palveluntarjoajan perehtyminen kohteeseen vie aikaa ja laatu vakiintuu yleensä vasta muutaman kuukauden yhteistyön jälkeen. Toisaalta liian pitkä sopimus ilman laadunvalvontaa voi johtaa siihen, että ongelmat huomataan liian myöhään.
Sopimuskauden aikaiseen seurantaan kuuluu tarkkailla, saavutetaanko sovittu puhtaus- ja laatutaso, onko palvelukuvaus edelleen ajantasainen ja vastaako se tilojen todellista käyttöä. Jos palveluntarjoaja ei täytä sopimuksen mukaisia velvoitteita, tilaajalla on yleensä oikeus vedota sopimuksen sakkoehtoja tai irtisanomisehtoja koskeviin kohtiin. Kirjallinen huomautus antaa palveluntarjoajalle mahdollisuuden korjata tilanne ennen sopimuksen purkamista.
Haluatko varmistaa, että toimistosi siivoussopimus on alusta alkaen kunnossa? Pyydä tarjous Kiiltosiivoukselta, niin räätälöidään juuri teidän toimitilojenne tarpeisiin sopiva siivousratkaisu Helsingissä, Espoossa, Vantaalla tai muualla pääkaupunkiseudulla.
Recent Comments