Omatoiminen toimistosiivous ei ole yhtä tehokasta kuin ammattilaisen tekemä siivous. Henkilöstö ei pysty saavuttamaan samaa puhtaustasoa ilman ammattivälineitä, koulutustaustaa tai järjestelmällistä siivoussuunnitelmaa, ja samalla aikaa kuluu pois varsinaisesta työstä. Alla käymme läpi tärkeimmät erot, todelliset kustannukset ja sen, milloin ammattilainen kannattaa ottaa mukaan.
Mitä eroa on omatoimisella ja ammattimaisella toimistosiivouksella?
Suurin ero on järjestelmällisyys ja lopputuloksen tasalaatuisuus. Omatoiminen siivous on usein reaktiivista, eli siivotaan silloin, kun lika näkyy. Ammattisiivous perustuu ennalta sovittuun siivoussuunnitelmaan, koulutettuun henkilöstöön sekä ammattilaitteistoon ja -kemikaaleihin, joita tavallisessa toimistossa ei ole saatavilla.
Kun toimiston henkilöstö siivoaa itse, siivousaika on suoraan pois ydintyöstä. Toimistopäällikön tai kirjanpitäjän tunti käytettynä imurointiin tai vessojen pesemiseen on tunti pois siitä tehtävästä, johon hänet on palkattu. Ammattisiivousyrityksissä siivoustyö on itsessään ydintehtävä, jolloin tekijät ovat motivoituneita, harjaantuneita ja varustettuja oikeilla välineillä.
Puhtausala on Suomessa merkittävä toimiala: SSTL Puhtausala ry:n mukaan alalla toimii noin 6 500 yritystä ja noin 70 000 siivousalan ammattilaista. Tämä kertoo siitä, että puhtaanapito on oma erikoisosaamisensa, ei sivutoimi muun työn ohessa. Ammattimaisessa yrityssiivouksessa hyödynnetään myös teknologista kehitystä, kuten robotiikkaa ja ympäristöystävällisiä siivousratkaisuja, jotka tekevät lopputuloksesta sekä tehokkaamman että vastuullisemman.
Kuinka paljon toimiston omatoiminen siivous maksaa todellisuudessa?
Omatoimisen toimistosiivouksen todelliset kustannukset ovat lähes aina suuremmat kuin ensisilmäyksellä näyttää. Näkyvien tarvikekustannusten lisäksi laskuun pitää lisätä henkilöstön käyttämä aika, menetetty tuottavuus sekä se, että siivoustulos jää usein puutteelliseksi, mikä kasvattaa myöhemmin tarvittavien perussiivousten tarvetta.
Piilokulut syntyvät erityisesti kahdesta lähteestä. Ensinnäkin henkilöstön käyttämä siivousaika on yritykselle kalliimpaa kuin ammattilaisen sama aika, koska toimihenkilön tuntikustannus on tyypillisesti korkeampi. Toiseksi omatoiminen siivous jättää helposti hoitovelkaa, eli likaa kertyy pinnoille, joita ei huomata tai osata siivota oikeaoppisesti. Tämä hoitovelka purkautuu lopulta kalliina peruspesuna tai erikoissiivouksena.
On myös tärkeää huomata, että toimiston siivouspalvelusta maksettava lasku on yritykselle elinkeinoverotuksessa vähennyskelpoinen liiketoimintakustannus. Kotitalousvähennys sen sijaan ei koske yrityksen toimitiloja lainkaan, sillä Verohallinnon ohjeen mukaan vähennys myönnetään vain luonnolliselle henkilölle omassa asunnossaan teettämistä töistä. Yrityksen kannattaa siis laskea siivouspalvelun hinta aina verojen jälkeisenä nettokustannuksena.
Mitä puhtaustasoja ammattisiivous saavuttaa, joihin omatoiminen siivous ei yllä?
Ammattisiivous voidaan mitata ja todentaa kansainvälisen INSTA 800 -standardin avulla, joka määrittelee viisi puhtaustasoa eri tilatyypeille. Omatoiminen siivous ei yleensä perustu minkäänlaiseen mitattavaan puhtaustasoon, jolloin lopputulos vaihtelee siivouskertojen välillä eikä vastaa välttämättä toimistotilan todellisia hygieniavaatimuksia.
Toimistotiloille soveltuu tyypillisesti INSTA 800 -standardin taso 3, joka on suunniteltu työskentelytiloihin kuten toimistoihin, käytäville ja luokkiin. Tason ylläpito edellyttää sekä säännöllistä ylläpitosiivousta että jaksottaisia perussiivouksia. Standardi hyväksyttiin Suomessa kansalliseksi standardiksi SFS-INSTA 800-1:2019, ja se keskittyy siivoustyön lopputulokseen, ei siihen, miten tai kuinka kauan siivotaan.
Käytännössä ammattisiivous saavuttaa tasoja, joihin omatoiminen siivous ei yllä, erityisesti vaikeasti tavoitettavilla pinnoilla: ilmanvaihtoristikot, korkeat hyllyt, ikkunoiden yläreunat ja kalusteiden aluset jäävät omatoimisessa siivouksessa usein kokonaan puhdistamatta. Ammattilainen tunnistaa nämä pisteet, käyttää oikeita välineitä niiden puhdistamiseen ja varmistaa, että koko tila vastaa sovittua puhtaustasoa.
Milloin toimistolle kannattaa hankkia ammattilainen siivoaja?
Ammattilainen kannattaa hankkia viimeistään silloin, kun toimiston henkilöstömäärä kasvaa, asiakaskäynnit yleistyvät tai omatoiminen siivous alkaa tuntua kuormittavalta lisätehtävältä. Käytännössä useimmille yli muutaman hengen toimistoille ulkoistettu siivouspalvelu on jo kustannustehokkaampi vaihtoehto kuin omatoiminen siivous.
Selkeitä merkkejä siitä, että on aika pyytää tarjous ammattilaiselta:
- Henkilöstö siivoo vuorotellen tai siivouksesta sovitaan epäsäännöllisesti
- Toimitilassa käy säännöllisesti asiakkaita tai yhteistyökumppaneita
- Lattiapinnat, saniteettitilat tai keittiönurkkaus vaativat jo perussiivousta
- Siivousvälineet ja kemikaalit ovat vanhentuneita tai puutteellisia
- Henkilöstöltä tulee palautetta tilojen epäsiisteydestä
Erityisen tärkeää on huomata, että ennen säännöllisen ylläpitosiivouksen aloittamista tiloihin on usein tehtävä perussiivous. Perussiivous nollaa hoitovelat ja luo tasaisen lähtötilanteen, josta ylläpitosiivous pystyy pitämään puhtaustason vaivattomasti yllä. Ilman tätä pohjatyötä ylläpitosiivous kuluttaa resursseja sen sijaan, että se ylläpitäisi jo saavutettua tasoa.
Miten toimiston siivouspalvelusopimus yleensä toimii?
Toimiston siivouspalvelusopimus alkaa tarjouspyynnöstä, jossa määritellään siivottavat tilat, pinnat, haluttu puhtaustaso ja siivousväli. Sopimukseen kirjataan palvelun sisältö, aikataulu, hinnoittelu ja laskutuskäytäntö. Laskutus on tyypillisesti kuukausittaista.
Hyvä tarjouspyyntö on sopimuksen kulmakivi. Siinä kuvataan ainakin siivottavien tilojen pinta-ala ja tyyppi, toivottu siivousfrekvenssi sekä mahdolliset erityistarpeet kuten ikkunanpesu tai lattian vahaus. SSTL Puhtausala ry on laatinut ohjeet tarjouspyynnön tekemiseen sekä tilaajien että palveluntuottajien näkökulmasta, ja niitä kannattaa hyödyntää vertailukelpoisuuden varmistamiseksi.
Sopimukseen on viisasta sisällyttää myös kohta lisätöistä ja niiden tuntiveloituksesta sekä mahdollisesta perussiivouksesta sopimuskauden alussa tai lopussa. Kiiltosiivous rakentaa jokaisen yrityssiivoussopimuksen kirjallisen tarjouspyynnön pohjalta, ja sopimus räätälöidään juuri kyseisen toimitilan tarpeiden mukaan, olipa kyse Helsingissä, Espoossa tai Vantaalla sijaitsevasta toimistosta.
Sopimuspohjainen siivouspalvelu tarkoittaa myös ennakoitavuutta: tiedät etukäteen, milloin siivotaan, mitä siivotaan ja mitä se maksaa. Tämä tekee budjetoinnista helppoa ja vapauttaa johdon ja henkilöstön keskittymään ydinliiketoimintaan. Jos haluat selvittää, millainen siivousratkaisu sopisi juuri teidän toimistollenne, ota yhteyttä ja pyydä sitomaton tarjous.
Recent Comments